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工作世界

【職場工作術】你雲端了沒?數位工具讓你不用再加班

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    • 資料來源:GPS學生學習歷程檔案
    • 日期:2015/12/22

     

    「工欲善其事,必先利其器」。數位科技日新月異,如果你是科技文盲,不知如何運用這些新工具,讓自己做事更省力,那未免太暴殄天物了!

    撰文◎陳培思

      《高效率雲端工作術》作者詹博仁曾接手一項工作,以往前輩傳承下來的方法需要花上10個小時,然而,利用軟體直接設定、導入資料,卻只要30分鐘就能大功告成,且減少手動輸入的錯誤率。藉由數位工具提升效率,當同事還在加班時,詹博仁已經可以準時下班。

      永慶房屋板橋特區站前店業務襄理、上半年業績冠軍的李國煌,也是善用數位的高手,他會把客戶和物件分門別類建檔,一有合適物件立刻透過線上訊息或簡訊通知客戶,「如果採用老方法打電話通知,可能要耗掉一個上午,但數位工具幾分鐘就能完成同樣工作。」

     

    所有數位資料夾 用同一套分類法

      數位工具用得對,可以事半功倍,然而,不是盲目下載愈多作業軟體就愈好。

      許多人的電腦或手機裡塞滿各式資料夾,資料胡亂儲存,詹博仁強調,要讓數位工具成為得力助手,第一步就是要養成把資料分門別類的好習慣,「就像如果沒有一開始就物歸原位,房間亂七八糟,等到找不到東西才想要整理,往往為時已晚,不知從何整理起了。」

       以詹博仁來說,雲端空間Dropbox資料夾的分類有:「重要且需要備份的資料」、「經常且頻繁編輯的檔案」、「與工作團隊共用的檔案」、「公開分享給他人的檔案」、「行動裝置所需的檔案」。而Dropbox預設數位相機和智慧手持裝置自動上傳的Camera Uplads,他還會另外再開一個整理過後存放照片的資料夾。

      資料夾分類可依照自己需求而定。李國煌無論是Email或通訊系統,都把客戶和物件按照工作需求分門別類,如公寓2~4房、辦公店面等,區分為5、6個大類,其中最重要的技巧就是:「不管在哪種數位工具,都使用同一套分類方式」,避免到最後自己都搞不清楚。



    養成每天整理資料的好習慣

      由於每天要走訪許多客戶、開發物件,李國煌會用App「Google Keep」做為便利貼,透過錄音、圖片、筆記等各種方式,第一時間速記下客戶的需求和想法,再利用吃飯時間,把零碎的內容建檔到公司客戶雲端資料庫裡。李國煌強調,「一定要養成習慣,讓整理資料成為日常工作,否則光儲存資料但雜亂無章,對工作毫無幫助。」

      除了公司彙整的房市新聞,李國煌也會把運動、時事等各種議題資訊,分門別類存放在Evernote雲端筆記本裡,做為和客戶談天的個人資料庫。

      無論使用哪款數位筆記本,詹博仁建議,都必須先架構清楚,以便於找尋資料。除了最基本依「項目」、「時間」分類,上班族也可用事情緊急程度分類,以「待辦」角度區分為「一般未完成」、「緊急未完成」、「已完成」等,方便檢視工作進度。甚至還可以更進一步,例如在Evernote中利用「複製記事連結」,製作成文件目錄清單,只要多撥出一點時間整理,就能提升數倍工作效率。

     

    軟體套件不貪多 能整合就整合

      雖然網路上有五花八門的軟體套件,但李國煌提醒千萬不要貪心,「過多App反而使得工作手忙腳亂,最好鎖定其中一個系統做為主要工作平台,」永慶已經提供業務員相當完整的雲端作業系統,李國煌就以公司系統為主,盡可能把所有行程和資料同步到公司系統中,除非公司系統缺少的功能,才使用其他軟體輔助。

      「能整合就盡可能整合,」詹博仁建議,例如安裝Google Chrome瀏覽器套件KanMeet Calendar Synchronizer for Evernote,就可以把Google日曆的事件自動同步到Enernote。或是到Gmail設定工作表,點選信件放入工作項目清單,從Google行事曆中就能直接連結到信件,省去浪費時間在信件堆中找尋相關信件的麻煩。

      想要借助雲端工具輕鬆工作,詹博仁建議一般入門者使用Dropbox、Evernote和Google這3項,因為這些工具使用者眾,會有源源不絕新的周邊套件推出,功能完備。

     

    個人工作,你可以這麼做

     ▼再多雲端帳號也不怕遺忘

      使用者為了要免費獲得更多雲端空間容量,往往申請好幾組雲端帳號,但到頭來卻搞不清楚資料放在哪裡。詹博仁推薦利用MultCloud網路服務,可以管理同款雲端空間的多個帳號,或是不同雲端空間的帳號。MultCloud具有搜尋功能,能一次掃描所有雲端空間,找到想要的檔案。

     ▼不需要再反覆下載上傳

      過去搜尋資料的過程是:上網查資料→把資料下載到電腦→把下載資料上傳Dropbox。但詹博仁建議使用Download to Dropbox瀏覽器套件,就可省略中間下載資料的步驟,在瀏覽網站時就直接把資料傳送到Dropbox儲存。

      同樣情況,要把雲端檔案夾帶到信件時,通常得從Dropbox下載檔案→把檔案上傳到郵件,但透過Cloudy for Gmail瀏覽器套件,就可以在Gmail撰寫郵件時,直接透過雲端空間附加檔案。

     ▼向寄送錯誤郵件說掰掰

      每個人一定都有寄送郵件時忘記附加檔案的經驗,雖然可以再補發郵件,但總是會讓對方留下糊塗的印象。

      詹博仁指出,其實Gmail可內建設定,「附件」兩個字會觸發Gmail系統自動夾帶檔案提醒;如果在信件中提及「附件」,但按下傳送時忘記夾帶檔案,系統就會跳出警示框,詢問是否要附加檔案。因此,習慣在信件中建立「資料如附件」、「檔案已夾帶於附件」等用語,就能讓系統來主動提醒你。

      而想追回一時手快誤傳信件,也不是天方夜譚。在Gmail的「設定」中找到「研究室」,啟動「取消傳送」功能,之後在寄出信件的右方會多出一欄「復原」,可點選取消寄送,而取消傳送的反悔時間最高可調整到30秒。

     ▼讓郵件信箱化身專屬秘書

      工作一忙起來,常會忘記回覆信件。如果收到信件當下無法回覆,但又擔心會忘記處理,詹博仁建議安裝SndLatr Beta for Gmail,就可以設定延遲提醒,到達預定時間時,系統會把原來信件轉成新郵件,並在信件後方顯示「This is your reminder.」和其他新進郵件做區別。

      此外,如果你已經寫好一封信件,但想等到更恰當時間寄送,點選「send later」,就能預約何時寄送。這些排好時間要寄出的信件,會暫時存放在草稿匣,信件右方會以「scheduled」作為標示。

     ▼讓最新消息自動送到面前

      你是否每天必須反覆上網搜尋某個主題的最新訊息?詹博仁說,其實可以讓Google主動幫你蒐集資訊。透過Google「專門類別搜尋服務」裡的「Google快訊」,可以訂閱包括新聞、網誌、影片、討論等各種類別資訊。只要輸入想查詢的關鍵字,設定好類型、傳送頻率和搜尋數量,相關資訊就會自動寄到你的信箱。

    團體工作,你可以這麼做

     ▼共用行事曆,聯繫真省力

      透過共用行事曆,工作團隊不再需要有人負責聯繫,就能同步掌握彼此時間。詹博仁指出,只要在自己Gmail行事曆按下旁邊倒三角型鍵,點選「共用此日曆」,在使用者欄位輸入想要分享的成員Gmail電子郵件,並且針對該名成員還有4種不同權限可選擇,設定完成後,共享日曆就會顯示在「其他日曆」的欄位。反之,如果想請求別人分享日曆,在「其他日曆」中輸入對方電子信箱,系統就會寄發邀請,對方將收到請求共用日曆的確認信件。

      然而,若當天有行程卻不便與人分享細節,填寫行事曆活動時,只要隱私設定為「私人」,其他成員在共用行事曆上會看到你這時段顯示為忙碌,但行程內容不會被公開。

      如果有會議需要先檢視資料,Google日曆也能幫忙夾帶文件,到設定中的「研究室」啟用「活動附件」功能。之後在新增活動時,就會出現「附件」欄位,可夾帶檔案。

     ▼團隊分享資訊,一指搞定

      在團隊工作中,經常有資訊需要分享共用。詹博仁指出,對Evernote單則記事按下滑鼠右鍵,就可以透過電子郵件、社群網站或剪貼簿等5種方式分享給夥伴。而對Evernote記事本按滑鼠右鍵,更改成「共用記事本」,就能以「與個人分享」和「建立公開連結」方式和團隊分享,還可進階設定每位夥伴的不同管理權限。

     ▼群策群力,修改共用文件

      在工作上一份文件經常許多人修改,但來回傳送過程中,不曉得哪個才是最新版本。詹博仁建議,Google共用文件協同工作可以解決這個問題。

      在Google Drive中所有文件、試算表、簡報,只要按下右上方「共用」鍵,就會出現一個共用連結,把連結轉寄給共同使用者,而受邀者將會在信箱裡收到信件,點選檔案就能前往共用文件,各成員也可以設定對文件有檢視、修改等各種不同權限。

      協同工作以線上即時處理方式進行,文件右上方可看到目前線上的人員,每個人會以不同顏色標示,該位成員編輯的文件內容也會以同樣顏色顯示。而右上方的「註解」就像是便利貼,可以將想告知其他成員的訊息註記在其中。

     

    (文章來源:Career職場情報誌)